按照《中華人民共和國(guó)公司法》的規(guī)定，上市公司設(shè)董事會(huì)秘書(shū)，負(fù)責(zé)公司股東大會(huì)和董事會(huì)會(huì)議的籌備、文件保管以及公司股東資料的管理，辦理信息披露事務(wù)等事宜。董事會(huì)秘書(shū)和一般的秘書(shū)是完全不同的職位。一般的秘書(shū)是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，而董事會(huì)秘書(shū)是公司的高級(jí)管理人員之一。
第一，董事會(huì)秘書(shū)是一個(gè)什么樣的職位？
董事會(huì)秘書(shū)是上市公司的高級(jí)管理人員，承擔(dān)法律、行政法規(guī)以及公司章程對(duì)公司高級(jí)管理人員所要求的義務(wù)，享有相應(yīng)的工作職權(quán)，并獲取相應(yīng)的報(bào)酬。董事會(huì)秘書(shū)應(yīng)該具備一定的專業(yè)知識(shí)，這是董事會(huì)秘書(shū)的職業(yè)所必須的。不僅要掌握公司法、證券法、上市規(guī)則等有關(guān)法律法規(guī)，還要熟悉公司章程、信息披露規(guī)則，掌握財(cái)務(wù)及行政管理方面的有關(guān)知識(shí)。
第二，董事會(huì)秘書(shū)需要什么任職資格？
我過(guò)去也多次擔(dān)任過(guò)公司的董事會(huì)秘書(shū)，要擔(dān)任董事會(huì)秘書(shū)，除了公司法、證券法等規(guī)定的專業(yè)知識(shí)和條件以外，上市公司的董事會(huì)秘書(shū)必須要參加中國(guó)證監(jiān)會(huì)舉辦的董事會(huì)秘書(shū)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，經(jīng)過(guò)考試合格，取得董事會(huì)秘書(shū)任職資格證書(shū)，經(jīng)公司董事長(zhǎng)提名，董事會(huì)討論通過(guò)的任職程序，才能聘任為董事會(huì)秘書(shū)。董事會(huì)一旦聘任以后，還要提交公司所上市的交易所備案，同時(shí)要在證監(jiān)會(huì)、交易所指定的報(bào)刊或是網(wǎng)站上進(jìn)行公告。
第三，上市公司董事會(huì)秘書(shū)主要職權(quán)有哪些？
一是負(fù)責(zé)公司股東大會(huì)和董事會(huì)會(huì)議的籌備、文件保管，按照法定程序籌備股東大會(huì)和董事會(huì)會(huì)議，準(zhǔn)備和提交有關(guān)會(huì)議文件和資料。
二是負(fù)責(zé)保管公司股東名冊(cè)、董事名冊(cè)，大股東及董事、監(jiān)事和高級(jí)管理人員持有本公司股票的資料，股東大會(huì)、董事會(huì)會(huì)議文件和會(huì)議記錄等。
三是負(fù)責(zé)公司的信息披露事務(wù)。督促公司制定并執(zhí)行信息披露管理制度和重大信息的內(nèi)部報(bào)告制度，促使公司和相關(guān)當(dāng)事人依法履行信息披露義務(wù)，按照有關(guān)規(guī)定向有關(guān)機(jī)構(gòu)定期報(bào)告和臨時(shí)報(bào)告。負(fù)責(zé)與公司信息披露有關(guān)的保密工作，制訂保密措施，促使董事、監(jiān)事和其他高級(jí)管理人員以及相關(guān)知情人員在信息披露前保守秘密上市公司財(cái)務(wù)總監(jiān)培訓(xùn)，并在內(nèi)幕信息泄露時(shí)及時(shí)采取補(bǔ)救措施。、
在部分公司中，為了便于方便工作，減少管理職數(shù)，有的上市公司是由財(cái)務(wù)總監(jiān)來(lái)兼任董事會(huì)秘書(shū)，主要目的還是為了方便財(cái)務(wù)報(bào)表或是信息披露等工作，也有的公司董事會(huì)秘書(shū)還要負(fù)責(zé)管理的公司的證券事務(wù)部、董事會(huì)辦公室等，負(fù)責(zé)董事會(huì)的日常事務(wù)工作。
第四，擬上市公司和非上市公司董事會(huì)秘書(shū)的主要職責(zé)。
在擬上市公司中，由于公司還處于上市的籌備階段，董事會(huì)秘書(shū)主要是協(xié)助董事長(zhǎng)負(fù)責(zé)公司的上市籌備工作，具體負(fù)責(zé)公司上市工作中的具體事宜，比如籌劃具體的上市方案，收集了解國(guó)家關(guān)于上市方面最新的法律法規(guī)和具體政策，協(xié)助聘請(qǐng)公司上市的中介機(jī)構(gòu)，比如股票發(fā)行的推薦機(jī)構(gòu)和發(fā)行機(jī)構(gòu)，法律事務(wù)機(jī)構(gòu)、審計(jì)機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)等，協(xié)調(diào)中介機(jī)構(gòu)和政府部門(mén)的相關(guān)事務(wù)，引進(jìn)戰(zhàn)投資者等具體工作。
目前除了上市公司、擬上市公司以外，現(xiàn)在很多沒(méi)有上市的國(guó)有企業(yè)、大型民營(yíng)企業(yè)設(shè)立的股份有限公司，也設(shè)立了董事會(huì)秘書(shū)的崗位。但這些公司的董事會(huì)秘書(shū)多數(shù)都是由辦公室主任或是行政總監(jiān)，財(cái)務(wù)總監(jiān)等來(lái)兼任，雖然也是由董事會(huì)來(lái)聘任，但由于在公司地位和作用不像上市公司那么重要，很多人的都是中層管理職位，并沒(méi)有享受到高級(jí)管理人員的職位待遇。
綜上所述，按照公司法的規(guī)定，上市公司必須設(shè)立董事會(huì)秘書(shū)，這是一個(gè)法定的，強(qiáng)制性設(shè)立的高級(jí)管理職位，也是上市公司中比較重要和關(guān)鍵的職位。要擔(dān)任上市公司的董事會(huì)秘書(shū)，必須要取得證監(jiān)會(huì)頒發(fā)的董事會(huì)秘書(shū)任職資格證書(shū)；非上市公司的董事會(huì)秘書(shū)，在公司的作用和地位上市公司財(cái)務(wù)總監(jiān)培訓(xùn)，要根據(jù)公司章程的規(guī)定來(lái)執(zhí)行，擬上市公司一般為高級(jí)管理職位，一般的股份有限公司為中級(jí)管理職位。
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